Управление ассортиментом, заказами и клиентской базой, финансовый и складской учет – обязательные условия для нормального развития интернет-магазина. Автоматизация торговли и грамотный подход к данным процессам значительно упрощают работу компании. Также это хорошая возможность увеличить продажи за счет полноценного контроля над операциями, оперативного обслуживания клиентов и доступа к актуальной аналитике.
У предпринимателя есть несколько вариантов: вести учет в Excel, установить локальную программу или использовать облачное решение. Предлагаем разобраться во всех нюансах, плюсах и минусах каждого из перечисленных способов.
Значение правильного учета для интернет-магазина
Функционирование интернет-магазинов практически ничем не отличается от работы стационарных розничных точек. Через сайты проходит множество заказов, объемные финансовые потоки, масса различной документации и еще целый ряд процедур. Чтобы обеспечить постоянный контроль над бизнес-процессами, любая коммерческая компания должна вести товарный учет. Причем это необходимо даже сайтам с небольшим количеством заказов и узкой товарной матрицей.
Качественное ведение учета дает интернет-магазину много возможностей и позволяет:
получать достоверную информацию о прибыли, расходах, товарных остатках;
систематизировать закупки и поставки;
снизить вероятность краж и мошенничества со стороны подчиненных;
оптимизировать складские запасы;
сократить издержки;
повысить рентабельность бизнеса;
облегчить масштабирование благодаря прогнозируемым результатам работы и четкому пониманию текущего положения дел.
Товароучет помогает принимать верные управленческие решения, избегать путаницы и не тратить уйму времени на реализацию основных рутинных процессов. Каким именно способом его вести, зависит от масштабов и специфики конкретного бизнеса, целей, предпочтений и требований руководства компании. Рассмотрим возможные варианты.
Учет в Excel
Самый простой вид учета ведется в Excel – программе, включенной в состав пакета Microsoft Office.
Как это происходит на практике? В специальные электронные таблицы вносятся группы товаров, распределенные по видам, назначению, характеристикам и прочим критериям. Вся информация разбивается в отдельные колонки, по каждому параметру настраивается фильтр. Для внесения и создания дополнительных сносок, приложений и документов оставляют свободное пространство.
Таблица учета расходов и доходов в Excel
В программном обеспечении можно применять аналитические функции и формулы для автоматизации расчетов, фиксировать цену, количество, приход/расход товара. Excel позволяет контролировать остатки, вести базу поставщиков и клиентов, формировать оборотную ведомость. Также в программе просчитывают прибыль, настраивают скидки и наценки, составляют прайсы.
Работая с таблицами, нужно соблюдать такие правила:
Провести инвентаризацию перед началом внесения данных.
Заполнять табличный редактор максимально точной и подробной информацией вручную.
Вводить начальные остатки в денежном и количественном выражении.
Соблюдать хронологическую последовательность при записи операций. Записывать их следует своевременно, не меняя местами: сперва поступление товара на склад, затем – продажа и отгрузка покупателю.
Указывать дополнительные данные, которые необходимы отдельным сотрудникам или используются в статистических отчетах – дату отгрузки, имя заказчика, способ оплаты и прочее.
Использовать платные и бесплатные готовые шаблоны для ведения товарооборота на начальных этапах.
Применять различные элементы форматирования ячеек для более качественного наглядного отображения данных.
Одних базовых знаний и навыков для автоматизации деятельности склада посредством Excel недостаточно. С программой должен работать опытный специалист, который подберет правильные формулы и не допустит ошибок при расчетах. Хотя само обучение работе в ПО довольно простое и доступное: освоить его может практически каждый.
Учет в Excel подойдет молодым сайтам с небольшим ассортиментом и ограниченным количеством продаж. Это оптимальный выбор в случае, если номенклатура продукции не превышает 100 позиций, за сутки в магазине оформляется не более 10-20 заказов, предпринимателю не требуются детализированные отчеты по продажам и поставкам.
Преимущества товароучета в Excel:
ПО работает на любом компьютере с предустановленным пакетом Microsoft Office без привязки к интернет-соединению;
метод гораздо дешевле профессиональных товароучетных программ;
существует много готовых шаблонов;
шаблоны и таблицы можно настраивать под себя и потребности компании.
Шаблонная программа Excel для ведения складского учета
Недостатки:
возможности учета в Excel сильно ограничены;
вводить все данные и изменения нужно вручную, занимаясь этим процессом почти непрерывно;
складской базой не могут пользоваться несколько сотрудников одновременно;
программу нельзя связать с онлайн-кассой, бухгалтерским софтом;
ошибки при внесении информации и расчетах значительно искажают отчетность;
нет защиты учетных данных, высокая вероятность их потери при повреждениях, сбоях, неправильном сохранении и внезапном закрытии программы;
отсутствует функционал для удаленного управления складскими запасами, планирования закупок, автоматического обновления данных в режиме реального времени;
нет технической поддержки.
Метод не позволяет полноценно автоматизировать торговые процессы и не подходит компаниям с крупным/средним оборотом, широким ассортиментом, несколькими складами.
Локальные товароучетные программы
«Коробочные» решения для учета – это программы с базовым набором стандартного функционала, не заточенным под нужды компании. Они продаются в виде готового продукта и не привязаны к конкретным бизнес-задачам.
Локальная программа устанавливается на имеющийся сервер и без проблем интегрируется с основными операционными системами, включая Linux, iOS, Windows. Обычно в ней можно выполнять следующие действия:
разграничивать доступ к коммерческой информации о компании для различных сотрудников;
вести учет основных процессов, которые происходят в магазине и на складе;
просматривать разнообразные отчеты по продажам, поставкам и сотрудникам, детализировать отчетность с помощью фильтров;
контролировать движение товара, сверять остатки, смотреть выручку и прибыль за определенный период;
управлять ценообразованием;
назначать скидки по типам товара, для отдельных групп клиентов, в процентном соотношении к закупочной цене.
«Коробочная» версия товароучетной программы – неплохой вариант для владельцев среднего бизнеса. Крупным компаниям базовых функций автоматизации в таких программах зачастую не хватает. Для малого бизнеса покупать продукт нерезонно, поскольку в нем будут присутствовать инструменты, в которых нет необходимости.
Учет продаж в одной из «коробочных» программ
Локальная программа покупается единоразово. Ее выбирают для магазинов с собственным складом и ассортиментом до нескольких десятков тысяч наименований. Нужно учесть, что работать в этом ПО сможет только один сотрудник при условии доступа к компьютеру, на котором оно установлено.
Преимущества учета в «коробочных» программных решениях:
единоразовая покупка ПО без внесения ежемесячных платежей;
надежная защита коммерческой информации;
разнообразие отчетности, возможность детализации;
отсутствие необходимости подключения к интернету;
техподдержка от разработчиков;
подробные инструкции и руководства по использованию, включенные в состав продукта.
Недостатки:
программы ограничены по функциональности и возможностям дальнейшей модификации;
установка и настройка системы слишком сложные для рядового пользователя;
за настройку, доработку и обновления нужно доплачивать отдельно;
изменить функциональность и параметры, отключить ненужные модули и повлиять на стоимость продукта невозможно;
лицензия может действовать в рамках фиксированного срока;
программа доступна только с одного компьютера;
вероятны конфликты с существующим ПО;
техническая поддержка часто бывает платной.
Приобретая «коробочную» товароучетную систему, нужно уточнять данные по поводу ее совместимости с кассовым оборудованием.
Учет в облачных сервисах
Облачные технологии – современное функциональное решение, которое в равной степени способно удовлетворить потребности малого, среднего и крупного онлайн-бизнеса. Такие программные системы не привязаны к определенному компьютеру. Внесенная в них информация размещается в специализированном хранилище – «облаке». Оно не может внезапно выйти из строя, чего не скажешь о физических носителях. Посредством удаленного доступа с данными в «облаке» работает неограниченное количество сотрудников.
Выбрав облачный сервис для автоматизации учета, компания платит за аренду на определенный срок, а не разработку ПО. Поставщик услуги оказывает помощь и полное сопровождение по вопросам настройки и использования системы. Это позволяет снизить корпоративные затраты, сократить время на установку программы и обучение сотрудников.
Начать работать с таким ПО можно непосредственно в день его подключения. В отличие от «коробочных» программных продуктов, запуск занимает всего несколько минут. Для проверки функционала можно воспользоваться бесплатным тестовым периодом, а затем перейти на платную подписку.
Облачная система учета «ЕКАМ»
Преимущества товароучета в облачных сервисах:
простой доступ к учетным данным в любое время суток, независимо от местоположения, с различных устройств;
неограниченный объем памяти;
обеспечение сохранности информации за счет регулярного создания резервных копий;
гибкое ценообразование – возможность выбрать тариф с функционалом, который необходим интернет-магазину на данном этапе развития;
мгновенное обновление информации о товарах в режиме реального времени;
глубокая аналитика, автоматическое формирование подробных отчетов о продажах, поставках, товарообороте, выручке и прибыли;
возможность загружать товары из Excel или создавать в самой системе;
масштабирование функционала с помощью смены тарифа;
интеграция с онлайн-кассой.
Недостатки:
для доступа к сервису требуется стабильное интернет-подключение;
хранение данных контролируется подрядчиком.
Вести товароучет в облачных сервисах гораздо проще, удобнее и надежнее, чем в Excel и различных «коробочных» программах.
Преимущества товароучетной системы «ЕКАМ»
На рынке существует множество облачных сервисов учета, ориентированных на розничную торговлю. Один из качественных примеров – «ЕКАМ». Она идеально подходит для ведения розничных офлайн-точек и интернет-магазинов, которые занимаются реализацией каких-либо товаров или услуг. Работать в системе, размещенной на облачном сервере, можно через мобильное приложение или личный кабинет в интернет-браузере.
Программа помогает систематизировать деятельность компании и дает обширный список возможностей по различным направлениям учета.
Основные функции:
Аналитика продаж – формирование подробных отчетов с информацией о прибыли, выручке, активности сотрудников, самых продаваемых позициях.
Складской учет – внесение и последующая выгрузка на сайт товаров, описаний, цен, характеристик, планирование закупок, отслеживание остатков, оприходование и приемка.
Управление заказами – настройка параметров, обработка заявок со всех каналов, резервирование товара под клиента, печать документов и отправка чеков.
«ЕКАМ» интегрируется с популярными CMS и платежными системами, может подключаться к онлайн-кассе. Специально для интернет-магазинов предусмотрено несколько тарифов, разработанных под разные потребности бизнеса.
Стоимость тарифных пакетов варьируется в зависимости от предустановленного функционального набора. Среди них можно подобрать решение с необходимыми функциями и не переплачивать за лишние инструменты. При оплате подписки на год предоставляются дополнительные скидки. Есть бесплатный пробный период, который рассчитан на тестирование с полноценным доступом к функционалу в течение 7 дней.
Выбирая способ ведения учета в интернет-магазине, нужно анализировать плюсы и минусы каждого варианта, обращать внимание на нюансы, отталкиваться от конкретных задач бизнеса и выделенного бюджета. На первых порах вполне возможно обойтись Excel. Но в дальнейшем, как только бизнес начнет набирать обороты, стоит подобрать более надежное и функциональное решение. Оптимальный вариант – облачная система учета.
